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個人情報保護方針

個人情報管理規程
第1章 総則

第1条(目的)

本規程は、ネオライフ株式会社(以下当社という)における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。

第2条(基本原則)

  1. 当社は、金融商品仲介業務及び金融商品仲介業務に付随する業務を行う際し、以下に掲げる法令、ガイドライン、指針及び規則(以下、法令等という)を遵守することとする。
    (1)個人情報の保護に関する法律
    (2)個人情報の保護に関する法律施行令
    (3)金融庁「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」 
    (4)金融庁「金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理処置についての実務指針」
    (5)日本証券業協会「個人情報の保護に関する指針」
    (6)日本証券業協会「協会員における個人情報の適性な取り扱いの確保に関する規則」
  2. この規程は、法令等及び経営環境等の変化等に照らして、適切な個人情報の保護を実現するために、定期的に見直しを行うものとする。
  3. ここに「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができるものをいう。

第3条(適用範囲)

  1. この規程は、当社の役職員(当社の組織内にあって、直接又は間接に当社の指揮監督を受けて当社の業務に従事する者をいい、雇用関係にある従業者(正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等)のみならず、当社との間の雇用関係にない者(取締役、会計参与(会計参与が法人であるときは、その職務を行うべき社員)、監査役、執行役又は派遣社員等)も含まれる。以下同じ。)が個人情報を取扱う場合に適用する。
  2. この規程は、当社が保有している個人情報を対象とする。

第4条(個人情報保護宣言の策定)

  1. 当社は、個人情報保護に関する考え方、及び方針に関する宣言(以下、「個人情報保護宣言」という。)を策定し、以下の内容を事務所の窓口等に掲示・備付け等により公表することとする。
    (1)関係法令等の遵守、個人情報を目的外に利用しないこと及び苦情処理に適切に取り組むこと等、個人情報保護への取組方針の宣言
    (2)個人情報の利用目的の通知・公表等の手続きについての分かり易い説明
    (3)保有個人データの開示等の手続き等、個人情報の取扱いに関する諸手続きについての分かり易い説明
    (4)個人情報の取扱いに関する質問及び苦情受付窓口
  2. 「個人情報保護宣言」は、当社従業者へ周知するとともに、当社の事務所への掲示等により公表する。
  3. ここに「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。なお、個人情報データベース等から記憶媒体へダウンロードされたもの及び紙面に出力されたもの(そのコピーを含む。)も含まれる。
第2章 管理体制

第5条(個人データ管理責任者)

個人データ管理責任者は当社代表取締役(又は内部管理責任者)とし、次に掲げる業務を所管する。
(1)個人データの安全管理に関する周知および徹底
(2)個人データの安全管理に関する教育・研修の実施又は外部の教育・研修への参加促進
(3)その他当社におけ る個人データの安全管理に関すること
(4)個人データの利用申請の承認及び記録等の管理
(5)個人データを取り扱う保管媒体の設置場所の指定および変更等
(6)個人データの管理区分及び権限についての設定及び変更の管理
(7)個人データの取扱状況の把握
(8)その他当社全体における個人データの安全管理に関すること

第6条(点検・監査の実施)

個人データ管理責任者は、別に定める個人データの取扱状況の点検に係る規程に基づき、個人データの取り扱いに関する法令及び諸規程の順守状況に関する点検を定期的に実施する。
なお、内部監査については、点検によりこれを代替するものとする。

第7条(体制の見直し)

個人データ管理責任者は 、前条の点検の結果を踏ま え、必要に応じて個人データの取り扱いに関する組織体制の見直しを行わな ければならない。
第3章 運用

第8条(管理原則)

個人データは、本規程に従い適切に管理し、その重要度に応じて取得・入力、利用・加工 、保管・保存、移送・送信、廃棄・消去する。

第9条(利用目的)

  1. 当社は、個人情報の利用目的を出来る限り特定する。
  2. 当社は、個人情報をあらかじめ本人の同意を得ずに、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱うことは、行わないものとする。
  3. 利用目的を変更する場合には 、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行なわないものとし、変更された利用目的は遅滞なく本人に通知または公表を行うものとする。
  4. 個人情報の取扱が、利用目的の範囲であり、かつ、違法とは言えないものであっても、違法な行為や不当な行為を助長・誘発する恐れのある方法での個人情報の利用は禁止します。

第10条(適正な取得)

当社は、偽りその他不正な手段により、個人情報を取得しないものとする。

第11条(利用目的の通知等)

  1. 当社は、個人情報の取得に際し、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を書面により通知、ホームページ等で公表、又は事務所の窓口等へ書面の掲示・備付け等適切な方法により、本人に知らせるものとする。
  2. 当社は、本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は 、あらかじめ本人に対し利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合はこの限りでない。

第12条(センシティブ情報)

  1. 当社は、センシティブ情報については、「金融分野におけ る個人情報保護に関するガイドライン」等に規定された適用除外事由に該当する場合を除き、取得、利用または第三者提供を行わないものとする。
  2. センシティブ情報を前項に定める事由により取得、利用または第三者提供する場合は 、あらかじめ本人の同 意を取得する。

第13条(個人データの正確性の確保)

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

第14条(個人データ管理台帳)

個人データ管理責任者は、個人データの取扱状況を確認できる手段の整備のため 、以下の事項を含む台帳等を整備するとともに、適宜見直しを行うものとする。
①書類名称
②取得項目
③利用目的
④保管場所・保管方法・保管期限
⑤管理部署、担当者名
⑥アクセス制御の状況
⑦廃棄日(方法)
⑧件数
⑨記入日

第15条(個人データ持ち出し管理表)

当社は、個人データを持出す際には、その内容を個人データ持ち出し管理表へ記入するものとする。

第16条(安全管理)

当社は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他個人データの安全管理に努めるものとする。
  1. 保有個人データに関し、本人の知り得る状態に置かなければならない。「個人情報取り扱い事業者の住所及び法人の代表者の氏名」及び「保有個人データの安全管理のために講じた内容」を表示

第17条(漏えい等が発生した際の報告義務)

  1. 個人情報の漏えい、滅失、毀損等(以下「漏えい等」と言います。)発生した場合は、本人の利権利益を害する恐れが大きいものが生じたときは、個人情報保護委員会への報告及び本人に通知しなければならない。
    上記の本人の権利利益を害する恐れが大きいものとして、以下の事項があります。
    ①要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴、健康診断の結果、身体障碍等)が含まれる個人データの漏えい等が発生し、又は発生の恐れがある時
    ②不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データ(クレジットカードの番号等)の漏えい等が発生し、または発生の恐れがある時
    ③不正の目的をもって行われた恐れがある個人データの漏えい等(不正アクセスによる漏えい等)が発生し、又は発生の恐れがある時
    ④個人データに係る本人の数が選任を超える漏えい等が発生し、または発生の恐れがある時
  2. 個人情報の漏えい等の事故が発生した場合は、二次被害の防止、類似事案の発生回避の観点から、早急に漏えい等の事実関係を把握し、再発防止策等を検討するものとする。
  3. 個人情報の漏えい等の事故が発生した場合は、漏えい等の対象となった本人に速やかに漏えい等の事実関係等の通知を行うものとする。

第18条(従業者の監督)

  1. 当社は、従業者が個人情報を取り扱 うに当り、必要かつ適切な監督を行う。
  2. 当社は、従業者に対して個人情報の保護及び適正な取り扱いに関する誓約書(又は「個人データの非開示に関する誓約書」)等の提出を求める。

第19条(従業者の教育・指導)

従業者は、個人データ管理責任者が実施する又は指定する個人データの安全管理に関する教育・研修を受講しなければならない。

第20条(第三者提供の制限)

当社は、次に掲げる場合を除き 、あらかじめ本人の同意なく個人データの第三者への提供を行わない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産(法人の財産を含む。)の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第21条(個人データの開示等)

  1. 当社は、金融商品仲介業務に係わる 個人データに関し、個人情報保護法に基づく 開 示・訂正・利用停止等の求めを受け た場合は、所属金融商品取引業者にその旨を連絡するものとする。
  2. 金融商品仲介業務に係わる 個人データに関し、個人情報保護法に基づ かない照会等を受けた場合は、本人確認を適切に行ったうえで当社から回答を行うことができる。
  3. 保有個人データに関する本人による開示方法は書面の交付又は、電磁的記録の提供等の方法によって開示することを本人がして出来る。
  4. 人による開示請求として、保有個人データの第三者提供を行った際の記録についても開示請求が出来る。
  5. 保有個人データに関する利用停止の請求は、保有個人データにおいて、法令違反があった時のみならず、本人の権利利益が害される恐れがある可能性がある場合(例えば、ダイレクトメールの送付停止を求めたにも関わらず、繰り返し送付される場合等)は出来るものとする。

第22条(苦情の処理)

  1. 当社における個人情報の取り扱いに関する苦情対応の窓口は、個人データ管理責任 者とする。
  2. 従業者が、個人情報の取り扱いに関する苦情を受付けた場合は、直ちに個人データ管理責任者に報告し、その指示を受けなければならない。

第23条(違反時の対応)

当社は、本規程に違反した従業者に対して、就業規則等に基づき懲戒処分を行う。

第24条(改廃)

本規程の改廃は、役員会の決議により行うものとする。

(付則)

本規程は、2015年4月1日より施行する。
改定 2022年3月30日

ご質問・ご意見

当社は、お客様からいただいた個人情報に係るご質問・ご意見等に対し迅速かつ誠実な対応に努めます。
ご質問・ご意見等は、下記問合せ先まで(書面等により)お申し出ください。

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